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Checkliste für Ihr Seminar

Für den Ablauf eines Seminares bedarf es der Abklärung einiger wichtiger Punkte. Wir haben hier für Sie einen Leitfaden in Form von wichtigen Fragestellungen für die Organisation Ihrer Tagung zusammengestellt.

Checkliste für Ihre Tagung

Um Ihnen, als Verantwortlichen der Seminarorganisation, die Planung Ihrer Veranstaltung zu vereinfachen, haben wir für Sie eine Checkliste erstellt. Diese Checkliste dient als Hilfestellung und bietet Ihnen nützliche Hinweise und Informationen, um eine erfolgreiche Planung gewährleisten zu können:


Teilnehmer:

  • Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
  • Ist eine (oder sind mehrere) Nächtigung/en im Hotel vorgesehen?
  • Wie viele Einzel-, Doppel- bzw. Mehrbettzimmer werden benötigt?
  • Sind Allergiker- oder Raucherzimmer gewünscht?

Verpflegung:

  • Ist eine Verpflegung während des Seminars gewünscht (Kaffeepausen, Snacks, Abendessen, ...)?
  • Wie oft und wann soll die Verpflegung erfolgen?
  • Benötigen einzelne Teilnehmer eine spezielle Verpflegung (vegetarisches Essen, vegane Kost, Diät, Trennkost, ...)?
  • Dürfen bestimmte Speisen, für Teilnehmer fremder Kulturkreise, auf keinen Fall angeboten werden?
  • Bis zu welcher Uhrzeit sollen Speisen angeboten werden?

Anreise:

  • Wie werden die Teilnehmer anreisen (PKW, Bus, Bahn, ...)?
  • Wann erfolgt die Anreise der Teilnehmer?
  • Gibt es ausreichend Parkplätze für die Teilnehmer?
  • Wie gut ist das Hotel mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar (U-Bahn, Straßenbahn, Bus, Bahn, ...)?

Seminarräumlichkeiten:

  • Wie viele Seminarräume werden für die Tagung benötigt?
  • Wie groß muss der benötigte Seminarraum sein?
  • Welche Bestuhlungsform ist gewünscht (U-Form, Kino, Parlament, Bankett, ...)?
  • Benötigen Sie neben dem Hauptkonferenzraum auch einen oder mehrere Gruppenräume?
  • Ist Tageslicht im Seminarraum gewünscht?
  • Welche Ausstattung soll zur Verfügung stehen (Beamer, Flipchart, Overhead, Pinnwand, Mikrofon, Internet)?
  • Ist die benötigte Ausstattung sowie die Seminarraummiete im Preis inbegriffen?
  • Gibt es eine Seminarbetreuung vor Ort?

Örtlichkeit:

  • Wo soll das Seminar genau stattfinden (Bundesland, Bezirk, Stadt, ...)?
  • Soll die Tagung in der Nähe einer bestimmten Infrastruktur stattfinden  (Autobahnanschluss, Bahn, öffentliches Verkehrsnetz, ...)?
  • Soll der Tagungsort in einer bestimmten natürlichen Umgebung liegen (See, Berg, Fluss, ...)?

Standard:

  • Soll das Seminarhotel bestimmten Standards entsprechen (wie viele Sterne)?
  • Soll die Verpflegung im Hotel stattfinden?

Freizeit:

  • Werden Freizeitmöglichkeiten im oder in der Nähe des Hotels angeboten?
  • Gibt es Ermäßigungen für Veranstaltungen und Eintritte?

Preise:

  • Preise für Übernachtung und Seminar?
  • Preise für Tagesseminar?
  • Preise für Seminartechnik?
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